Antes de comprar tecnología para tu centro deportivo, escribe el problema que quieres resolver, repasa cinco áreas (gestión del centro, entrenamiento, técnica por vídeo, datos y privacidad, implantación y soporte), puntúa cada opción con pesos decididos antes de ver ninguna demo y prueba la finalista con tu equipo y clientes reales durante dos semanas. Así la decisión se apoya en lo que has comprobado y no en la presentación más vistosa.
Esta guía sigue el proceso de compra en orden: los pasos de selección, una checklist por área con la pregunta que conviene llevar a la demo y la señal de alerta, una plantilla de puntuación con un ejemplo calculado, un plan de prueba y los errores más frecuentes. Si lo que buscas es qué funciones de seguimiento exigir, tienes una guía específica sobre software de seguimiento digital para gimnasios.
El proceso de selección en siete pasos
Comprar software sin un proceso suele acabar en una herramienta que solo usa quien la eligió. Estos pasos caben en cuatro o cinco semanas para un centro pequeño o mediano.
- Escribe en una frase el problema principal, por ejemplo: «los entrenadores no saben qué hacen los clientes entre sesiones» o «las salas y los profesionales se gestionan en tres hojas distintas».
- Nombra a un responsable de la decisión y a dos personas que usarán la herramienta a diario: un entrenador y alguien de recepción o coordinación.
- Decide los pesos de cada área antes de hablar con ningún proveedor.
- Haz una primera criba con la información pública y quédate con tres opciones como máximo.
- Lleva a cada demo las mismas preguntas de la checklist y anota respuestas, no impresiones.
- Puntúa, elige una finalista y haz una prueba de dos semanas con casos reales.
- Decide con la prueba en la mano y deja por escrito quién implanta, en qué plazo y cómo sabrás si ha funcionado.
Checklist por área: qué preguntar en la demo
La tabla reúne las comprobaciones que más separan una herramienta útil de una que se abandona. Pide siempre que te lo enseñen hecho en pantalla; una respuesta del tipo «eso se puede configurar» sin demostración cuenta como un no.
| Área | Pregunta para la demo | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Gestión: servicios | ¿Cómo creo un servicio nuevo, por ejemplo un bono de grupo reducido, y lo asocio a un profesional? | Cada servicio exige soporte del proveedor para darse de alta. |
| Gestión: clientes | ¿Qué ve un profesional de un cliente que no es suyo? | Todos los profesionales ven todas las fichas sin distinción. |
| Gestión: profesionales, recursos y salas | Enséñame cómo evito que dos profesionales reserven la misma sala a la vez. | Las salas y el material no existen como recursos reservables. |
| Entrenamiento: rutinas y plantillas | Crea una plantilla y asígnala a cinco clientes con un cambio distinto para uno de ellos. | Modificar la rutina de un cliente cambia la de todos. |
| Entrenamiento: calendario | ¿Cómo programo tres sesiones semanales durante ocho semanas? | Las sesiones se programan una a una. |
| Técnica: revisión por vídeo | Graba ahora un ejercicio con un móvil y enséñame qué recibe el cliente y qué revisa el entrenador. | El vídeo se queda en una galería sin ninguna indicación ni revisión. |
| Datos y privacidad | ¿Dónde se guardan los datos, quién es el encargado del tratamiento y cómo exporto todo si me voy? | No hay contrato de encargo de tratamiento ni exportación. |
| Implantación y soporte | ¿Quién configura la cuenta inicial, en cuánto tiempo y por qué canal pido ayuda? | El único soporte es un formulario sin plazo de respuesta. |
Datos y privacidad: lo que no puedes dejar para después
Un centro deportivo maneja datos de salud en cuanto recoge lesiones, dolor o condiciones médicas. Eso eleva el nivel de exigencia y conviene revisarlo antes de firmar, no cuando ya hay trescientas fichas dentro.
- Contrato de encargo de tratamiento firmado con el proveedor.
- Permisos por rol: recepción no necesita ver el historial de molestias de un cliente.
- Consentimiento del cliente registrado y posibilidad de revocarlo.
- Exportación completa de clientes, rutinas e historial en un formato abierto.
- Qué ocurre con los vídeos de los clientes: dónde se guardan, quién los ve y cuándo se borran.
Plantilla de puntuación con pesos
Puntúa cada área de 1 a 5 y multiplícala por su peso; los pesos suman 100. Divide el total entre 5 para obtener una nota sobre 100. Añade una regla eliminatoria: cualquier opción con un 1 en datos y privacidad queda fuera, puntúe lo que puntúe en lo demás.
Ejemplo con los pesos de un estudio que prioriza el trabajo técnico. Opción A: gestión 4, entrenamiento 3, técnica 2, datos 4, implantación 3, coste 4. Resultado: 80 + 75 + 30 + 60 + 45 + 40 = 330, es decir, 66 sobre 100. Opción B: 3, 5, 4, 4, 4 y 3. Resultado: 60 + 125 + 60 + 60 + 60 + 30 = 395, es decir, 79 sobre 100. B gana aunque sea más cara y gestione peor, porque destaca en lo que el centro ha decidido que más pesa.
| Área | Peso | Opción A (1-5) | A × peso | Opción B (1-5) | B × peso |
|---|---|---|---|---|---|
| Gestión del centro | 20 | 4 | 80 | 3 | 60 |
| Entrenamiento | 25 | 3 | 75 | 5 | 125 |
| Técnica por vídeo | 15 | 2 | 30 | 4 | 60 |
| Datos y privacidad | 15 | 4 | 60 | 4 | 60 |
| Implantación y soporte | 15 | 3 | 45 | 4 | 60 |
| Coste total | 10 | 4 | 40 | 3 | 30 |
| Total (sobre 500) | 100 | 330 | 395 |
Plan de prueba de dos semanas
La demo enseña lo que el proveedor quiere; la prueba, cómo lo usa tu equipo un martes con la sala llena.
- Día 1: configura servicios, dos profesionales, una sala y un recurso. Cronometra cuánto tardas.
- Días 2 y 3: crea dos plantillas de rutina y asígnalas a 10 clientes voluntarios en el calendario.
- Días 4 a 10: los clientes entrenan con la app, registran sesiones y cada uno graba al menos un ejercicio.
- Día 7: reunión de 20 minutos con los dos profesionales: qué les ha costado y qué han dejado de hacer.
- Días 11 a 13: repite la prueba de exportación de datos y abre una consulta de soporte para medir la respuesta.
- Día 14: vuelve a puntuar con la plantilla usando lo que ha pasado, no lo que prometía la demo.
Errores frecuentes al elegir tecnología
Casi todos vienen de decidir antes de medir.
- Elegir por el número de funciones en lugar de por el problema escrito en el primer paso.
- Ajustar los pesos después de ver las demos para que gane la opción que ya gustaba.
- Dejar fuera de la decisión a quienes la usarán a diario.
- Calcular solo la cuota mensual y olvidar las horas de configuración y formación del equipo.
- Probar con datos de ejemplo del proveedor en lugar de con clientes reales.
- Firmar sin haber comprobado cómo se exportan los datos si algún día cambias de herramienta.
Cómo encaja Sport-IA en tu checklist
Puedes pasar la checklist a Sport-IA como a cualquier otra opción. En gestión, la organización del centro incluye servicios, clientes, profesionales, recursos y salas, con citas en el calendario. En entrenamiento, los profesionales crean rutinas y plantillas y las asignan en el calendario de planificación con recurrencias. En técnica, el cliente graba un ejercicio con el móvil y recibe una corrección con IA con referencias visuales, que el entrenador revisa después; los programas de valoración que el cliente hace desde la app llegan al profesional con su resultado y su vídeo.
Para la prueba de dos semanas, el área profesional es gratis para profesionales durante la validación, así que puedes reproducir los casos del plan con tu equipo y comprobar también el mapa corporal de dolor, el historial y las gráficas de progreso antes de decidir.